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Fiche pratique

Remettre la réponse à un marché public et échanger avec l'acheteur public

Vérifié le 15/12/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Pour un marché public égal ou supérieur à <span class="valeur">40 000 €</span> HT, tous les échanges entre l'acheteur public et l'entreprise candidate doivent être dématérialisés. Elle doit donc déposer sa réponse par voie dématérialisée sur une plateforme appelée <a href="https://collioure.fr/demarches-entreprises/?xml=R56056">profil d’acheteurs</a>. Lorsque le montant du marché est inférieur à <span class="valeur">40 000 €</span> HT, cette plateforme n'est pas obligatoire et l'acheteur définit lui-même le moyen de transmission des réponses.

La réponse du candidat à un marché public est composée d'un dossier de candidature et d'une offre. Elle doit être transmise de façon dématérialisée sur le <a href="https://collioure.fr/demarches-entreprises/?xml=R56056">profil acheteurs</a> lorsque le marché public est d'un montant égal ou supérieur à <span class="valeur">40 000 €</span> HT.

  • En-dessous d'un montant de 40 000 € HT, la dématérialisation de la procédure n'est pas obligatoire.

    Cela signifie que l'acheteur public n'a pas l'obligation d'utiliser un profil d’acheteur pour réceptionner les candidatures et les offres.

    Dans ce cas, c'est à l'acheteur de définir le moyen de transmission de la réponse. Il peut décider d'utiliser une boîte mail dédiée avec l’envoi d’un accusé de réception indiquant la date et l’heure de réception. Il a aussi la possibilité de choisir de passer par son profil d'acheteur pour faciliter la gestion et traçabilité des échanges.

    Lorsque l'acheteur n’a rien prévu, l'entreprise candidate est libre d’utiliser le format de son choix

     À noter

    La dématérialisation n'est pas obligatoire pour les marchés de défense ou de sécurité, quel que soit le montant.

  • L'offre est obligatoirement transmise de façon <span class="miseenevidence">dématérialisée</span> lorsque le montant du marché public dépasse <span class="valeur">40 000  €</span>HT.

    De ce fait, l'utilisation du courriel pour transmettre une offre n'est pas possible. Il faut passer par le <span class="miseenevidence">profil d'acheteurs</span>. Il s'agit d'une plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner les documents transmis par les candidats. Seul le profil d'acheteur répond aux conditions de confidentialité et de sécurité optimales imposées.

    Toutes les pièces doivent être transmises sur le profil d'acheteur sauf les maquettes, modèles réduits, prototypes et échantillons qui ne peuvent pas être dématérialisé.

     À noter

    Les réponses envoyées en format papier sont irrecevables.

Le délai de transmission de la candidature et de l'offre varie selon le type de marché.

  • Dans un <a href="https://collioure.fr/demarches-entreprises/?xml=R66341">Mapa</a>, l'acheteur public détermine <span class="miseenevidence">librement</span> le délai de réception des candidatures et des offres.

    Ce délai doit cependant être <span class="expression">raisonnable</span> et <span class="expression">suffisant</span> pour permettre aux entreprises intéressées de préparer leur candidature et leur offre convenablement.

    L'acheteur public tient compte de plusieurs éléments pour fixer le délai :

    • Objet du marché envisagé
    • Montant
    • Urgence à conclure le marché
    • Nature des prestations
    • Nécessité d’une visite sur site
    • Importance des pièces exigées des candidats

    Un délai trop court pourrait avantager le candidat sortant.

  • Les délais diffèrent selon selon que le marché est passé en appel d'offres ouvert, en appel d'offres restreint ou en procédure avec négociation ou en dialogue compétitif.

    • Le délai minimum de réception des <span class="miseenevidence">candidatures</span> et des <span class="miseenevidence">offres</span> est de 35 jours. Il peut ensuite être ramené à <span class="miseenevidence">30 jours</span> en cas de transmission par voie électronique.

      Ce délai court à compter du lendemain de l'envoi de l'avis de marché par l'acheteur public via sa plateforme de dématérialisation.

      Lorsqu'une <span class="miseenevidence">situation d'urgence</span> le justifie (par exemple, inondation), l'acheteur peut fixer un délai de <span class="miseenevidence">15 jours</span> minimum à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

    • L'appel d'offre restreint est une procédure dans laquelle seuls les candidats qui ont été sélectionnés au cours d'une première étape peuvent remettre une offre.

      Pour le <span class="miseenevidence">dépôt des candidatures</span>, les délais minimums sont les suivants :

      • Pour les <a href="https://collioure.fr/demarches-entreprises/?xml=R56740">pouvoirs adjudicateurs</a> : le délai minimal de réception des candidatures est de <span class="miseenevidence">30 jours</span> à compter de la date d'envoi de l’avis de marché. Lorsqu'une <span class="miseenevidence">situation d'urgence</span> rend ce délai minimal impossible à respecter, le pouvoir adjudicateur peut ramener ce délai à 15 jours au minimum à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.
      • Pour les entités adjudicatrices (c'est-à-dire les entreprises publiques qui exercent une activité dans l'eau, le gaz, l'électricité ou les transports) : le délai minimal de réception des candidatures est de <span class="miseenevidence">15 jours</span> à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

      Pour la <span class="miseenevidence">réception des offres</span>, les délais suivants s'appliquent :

      • Pour les pouvoirs adjudicateurs : le délai minimal de réception des candidatures est de <span class="miseenevidence">30 jours</span> à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner. Ce délai peut être ramené à <span class="miseenevidence">25 jours</span> si les offres sont transmises par voie électronique.
      • Pour les entités adjudicatrices (c'est-à-dire les entreprises publiques qui exercent une activité dans l'eau, le gaz, l'électricité ou les transports) : la date limite peut être fixée d'un commun accord avec les candidats sélectionnés, à condition que cette date soit la même pour tous.

    • La procédure avec négociation permet, après une phase de sélection, d'engager des négociations entre l'acheteur public et les candidats.

      • Pour les <a href="https://collioure.fr/demarches-entreprises/?xml=R56740">pouvoirs adjudicateurs</a> : le délai minimal de réception des <span class="miseenevidence">candidatures</span> est de <span class="miseenevidence">30 jours</span> à compter de la date d'envoi de l’avis de marché. Lorsqu'une <span class="miseenevidence">situation d'urgence</span> rend ce délai minimal impossible à respecter, ce délai peut être ramené à 15 jours. Ledélai minimal de r<span class="miseenevidence">éception des offres</span> est également de <span class="miseenevidence">30 jours</span>. Il peut être ramené à 25 jours en cas de transmission par voie électronique.
      • Pour les entités adjudicatrices (c'est-à-dire les entreprises publiques qui exercent une activité dans l'eau, le gaz, l'électricité ou les transports) : le délai minimal de réception des <span class="miseenevidence">candidatures</span> est de <span class="miseenevidence">15 jours</span> à compter de la date d'envoi de l'avis de marché. Pour la réception des <span class="miseenevidence">offres, </span>la date limite peut être fixée d'un commun accord avec les candidats sélectionnés, à condition que cette date soit la même pour tous.

    • Le dialogue compétitif est obligatoirement une « procédure restreinte », c’est-à-dire que l’acheteur doit procéder à l’examen des candidatures avant de solliciter des offres.

      Le délai minimal de réception des <span class="miseenevidence">candidatures</span> est de <span class="miseenevidence">30 jours</span> à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

      Lorsqu'il estime que le dialogue est arrivé à son terme, l'acheteur en informe les participants restant en lice et les invite à présenter leur offre finale.

Le délai est décompté en <span class="miseenevidence">jours calendaires</span> en comptant les jours fériés, les samedis et les dimanches.

Il commence le <span class="miseenevidence">lendemain du jour de l’envoi</span> de l’avis de publicité et prend fin prend fin à l’expiration de la dernière heure du jour de son échéance.

 Attention :

La date limite est fixée dans le règlement de consultation. Passé ce délai, les offres et les candidatures déposées doivent être éliminées.

L'offre doit en principe être transmise en <span class="miseenevidence">une seule fois</span>.

Cependant, si plusieurs offres sont transmises successivement, seule la dernière offre reçue est ouverte par l'acheteur.

Il est donc possible de <span class="miseenevidence">modifier une offre déjà transmise</span> en transmettant une nouvelle offre avant la fin du délai de réponse. Il faut transmettre l’intégralité de l’offre modifiée. Celle-ci sera prise en compte et les offres reçues précedemment seront rejetées sans avoir été ouvertes.

  À savoir

Ce principe s’applique également en cas de transmissions successives de <span class="miseenevidence">candidatures</span> d’un même candidat. En cas d’oubli d’une pièce ou de transmission d’un mauvais fichier, il est possible de procéder à un nouveau dépôt avant la date limite. Seule est ouverte la dernière candidature reçue dans le délai fixé pour leur remise, quel que soit le mode de transmission.

La <span class="miseenevidence">copie de sauvegarde</span> est une copie de la <span class="miseenevidence">réponse électronique</span> du candidat.

Elle peut être réalisée par l'entreprise candidate mais elle n'est pas obligatoire. L'acheteur public ne peut pas imposer à l'entreprise candidate de faire une copie de sauvegarde.

Comment transmettre une copie de sauvegarde ?

La copie de sauvegarde peut être transmise de l'une des manières suivantes :

  • <span class="miseenevidence">Support papier</span> ou <span class="miseenevidence">support physique électronique</span> (clé USB, CD). La copie doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde ». Elle peut être remise contre récépissé à l'adresse indiquée par l'acheteur dans les documents de la consultation, ou transmise en recommandé avec accusé de réception par la Poste.
  • <span class="miseenevidence">Voie électronique</span>. Cette possibilité peut être autorisée dans les documents de consultation. La copie est transmise au moyen d'outils garantissant certaines exigences minimales. Ils doivent notamment garantir l'identité de l'acheteur, l'heure et la date exactes de la réception des documents ou un accès limité aux seules personnes autorisées. Il s'agit par exemple d’une plateforme cloud ou d'un un coffre-fort numérique.

La copie de sauvegarde doit comprendre les <span class="miseenevidence">mêmes informations que l'original</span>.

L'entreprise qui souhaite envoyer une copie de sauvegarde doit la faire parvenir dans le délai indiqué dans l'avis de marché ou dans les documents de la consultation.

Quand la copie de sauvegarde est-elle utilisée ?

Elle est <span class="miseenevidence">ouverte et utilisée </span>seulement si une <span class="miseenevidence">anomalie ou des difficultés</span> sont survenues lors de la remise des dossiers de candidature et la transmission des offres par voie électronique. Elle prend donc la place de l'offre électronique dans les cas suivants :

  • L'acheteur détecte un virus dans l'offre déposée par voie dématérialisée.
  • L'offre électronique est reçue incomplète.
  • L'offre dématérialisée est transmise hors délais et l'entreprise peut prouver que le début de la transmission a eu lieu avant la fin du délai.
  • L'offre dématérialisée ne peut pas être ouverte par l'acheteur.

  À savoir

Lorsque la copie de sauvegarde n'est pas ouverte ou est écartée, elle est détruite.

Les formulaires de <span class="miseenevidence">candidature</span> (Document Unique de Marché Européen (DUME) ou ( DC1, DC2), n’ont pas à être signés, que ce soit de manière manuscrite ou électronique.

La signature de <span class="miseenevidence">l'offre</span> n'est pas non plus imposée par la réglementation. Elle est obligatoire uniquement pour l’offre finale, qui constitue le contrat définitif (par exemple, un <a href="https://collioure.fr/demarches-entreprises/?xml=F23784">acte d'engagement</a> (ATTRI 1). Ce contrat est facultatif au stade du dépôt de la réponse, sauf si l’acheteur l’exige.

L'acheteur peut également proposer une signature électronique.

 Attention :

Le certificat de signature électronique est payant. Il est commercialisé par des <a href="https://www.lsti-certification.fr/fr/certifications/eidas/" target="_blank">prestataires privés de certification électronique qualifiés</a>. Son obtention pouvant prendre plusieurs jours, la demande doit être anticipée par rapport au <a href="https://collioure.fr/demarches-entreprises/?xml=F32154">délai de réponse</a> indiqué dans l'avis de marché.

La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé.

Pour utiliser la signature électronique, l'entreprise doit satisfaire<span class="miseenevidence"> plusieurs conditions préalables</span> :

  • Elle doit avoir acquis un certificat de signature qui est nominatif et l'application logicielle correspondante qui est souvent proposée par le profil d'acheteur. Il permet de garantir l’identité du signataire et l'intégrité du document électronique, c’est-à-dire qu’il ne peut plus être modifié une fois signé. Le certificat est délivré pour une durée de 1 à 3 ans à une personne physique et non à une entreprise. Il se présente généralement sous la forme d’une clé USB.
  • Elle doit avoir précisé son organisation interne et désigné les personnes habilitées à signer en son nom : son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou disposer d'une délégation de pouvoir.

 À noter

Un document imprimé signé <span class="miseenevidence">à la main</span>, puis scanné et transmis par voie électronique a la valeur d'une simple copie. Pour avoir une valeur juridique et le même effet que l'original, il faudra prouver que la copie est conforme à l'original.

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